DATA LIFECYCLE MANAGEMENT

Hoe is DLM ontstaan?
In de jaren tachtig schakelden we, door de komst van dataopslag mogelijkheden, over van papier, beheerstaken en planborden naar databases.  Hierdoor deed gegevensbeheer zijn intrede. Het dupliceren van gevoelige klantgegevens was bijvoorbeeld een grote reden tot bezorgdheid.

ILM (Information Lifecycle Management) ontleend hier zijn ontstaan aan. ILM is een beleid dat kan worden toegepast op alle soorten records, van microfiche tot film. Een hele brede strategie en te ruim voor de huidige digitale bronnen waar we momenteel gebruik van maken. Vanaf medio 2005 doet DLM zijn intrede als strategisch beleidsstuk om het gebruik van data af te stemmen op zijn levenscyclus.

Hoe ziet deze levensloop van data eruit?
Op basis van de datacyclus kunnen we data lifecycle management als volgt omschrijven; het begint met het verzamelen van data, dat kan op papier of digitaal zoals e-mails, formulieren, offertes, CRM-systemen en dergelijke. Zodra we data hebben verzameld (fase 1), bekijken we welke data we gaan gebruiken ofwel welke data is relevant voor ons (fase 2). Een potentiële klant heeft bijvoorbeeld een specifieke vraag over een product en mailt onze zijn/haar vraag. Vervolgens classificeren we de data van deze prospect (fase 3) en gaan we verder met de afhandeling van de vraag. De data staat in dit geval bijvoorbeeld in Outlook via Office365 en wordt hier opgeslagen en bewaard (fase 4).  Je zet de vraag door naar een collega door deze in te voeren in het CRM systeem. Daarnaast verzoek je je collega om een informatiebrochure mee te sturen naar de prospect (fase 5). Jouw collega bekijkt de vraag en vult uiteindelijk de informatiebrochure aan met informatie over een software inventarisatie tool (fase 6). Vervolgens stuurt je collega alle documenten naar de prospect (fase 7). Uiteraard wil je dat de mail bewaard blijft net zoals andere gegevens van de prospect (fase 8). De organisatie bewaart de data voor een afgesproken periode en indien er in de toekomst geen opvolging plaats zal vinden zal er op een gegeven moment besloten worden de data te archiveren (fase 9). Uiteindelijk zal de data in het archief ook verwijderd worden.

Wat heeft DLM gemeenschappelijk met de AVG?
Sforza ondersteunt organisaties bij privacyvraagstukken. In feite zijn we bezig met Data Lifecycle Management.

In gesprekken met klanten en ondernemers komt regelmatig naar voren dat men de AVG maar een last vindt en dat de AVG zorgt voor veel werkbelasting bij medewerkers. Maar zodra we de klant meer vertellen over DLM, verandert het beeld van de AVG. Men wordt zich meer bewust van de fasen die  data binnen de organisatie doorloopt.

Tabel DLM AVG

Uiteraard zijn er meerdere overeenkomst en verschillen. Op basis van de tabel kunnen we afleiden dat de AVG benaderd kan worden als een onderdeel van DLM.

AVG als onderdeel van DLM
Laten we de AVG gebruiken om de belangrijkste stappen van de levenscyclus van data nogmaals onder de loep te nemen.

  1. Gegevensverzameling en opslag

Gegevens (data) verzamelen en vastleggen vindt plaats aan het begin van de cyclus. Hierbij is het belangrijk dat deze data nauwkeurig en volledig wordt opgeslagen. Tip: classificeer de data middels bijvoorbeeld tags zoals openbaar, intern, gevoelig of beperkte toegang. Stel hier vooraf richtlijnen voor op en voorzie de data van tags (metadata) zodat de data op gemakkelijke wijze aan de hand van een database query, inzichtelijk gemaakt kan worden.

  1. 2. Backup en recovery

Verlies van data is erg kostbaar aangezien verloren data mogelijk niet meer te herstellen is. Dit kan voorkomen wanneer er geen sprake is van een back-up of wanneer er onvoldoende beveiligingsmaatregelen zijn gekomen.

Tip: Stel met behulp van een back-up en recovery consultant een gedegen strategie op.

  1. Databeheer en onderhoud (Data management)

Databeheer en onderhoud is het proces waarbij de accurate data beschikbaar is voor gebruik. Hierbij zorg je er onder andere voor dat de juiste accreditaties zijn ingericht zodat alleen de rechtmatig bevoegde personen toegang hebben tot de data. Tevens zorg je ervoor dat de data die je hebt, correct is gevalideerd zodat je de juiste analyses kunt uitvoeren.

Tip: Verdiep u eens in Business Intelligence (BI). Met de bij uw organisatie aanwezige data kunnen analyses en forecasts opgesteld worden die bij kunnen dragen aan uw strategiekeuze of medebepalend kunnen zijn voor de koers van uw organisatie.

  1. Data bewaren en vernietigen

In de laatste fase van de levenscyclus worden gegevens voor langere tijd bewaard (archivering) of zelfs uiteindelijk vernietigd. Voordat u gegevens vernietigd, is het echter van cruciaal belang om na te gaan of er een beleid is dat vereist dat u de gegevens gedurende een bepaalde periode bewaard.

Tot slot; met een goede DLM en AVG strategie kunt u het verschil maken ten opzichte van uw concurrenten maar bovenal, houdt u de controle over uw datastromen in uw organisatie en blijft data de kracht van uw organisatie.

Dit artikel wordt mede mogelijk gemaakt door Sforza
Auteur: Cyrille Joskin, DPO
April 2019